Comment organiser un événement en y apposant sa signature, sa marque.

L’événement est un des « outils » astucieux pour faire vivre une marque. Consolider les liens avec la communauté, permettre à la communauté de se rencontrer et de se reconnaître. Mais aussi, un temps essentiel pour rendre visible l’identité de marque d’un projet et de son (ses) fondateurs et ancrer un instant mémorable.

L’événement fédère une communauté et « fait briller » une marque sur la base d’un rendez-vous régulier, d’une célébration (fête, anniversaire) ou d’un projet type concours (awards).

L’enjeu repose davantage dans le fait de réaliser un événement marquant au sens de mémorable que dans la capacité à faire venir du monde.Surtout si celui-ci se déroule dans une grande ville comme Paris où la concurrence est rude.

C’est en participant à la soirée du Webmagazine Hijab And The City – magazine féminin pour les femmes musulmanes-   le 8 mars 2010, que j’ai eu l’idée de rédiger ce post. Cette soirée avait pour thème : Voyage autour des sens. Pari tenu! La soirée avait été pensée et animée jusqu’au bout sur cette thématique. A ma grande surprise,  j’ai découvert un nouveau concept avec un DJ senteur. C’est original, particulier et étonnant.

7 conseils fondamentaux pour organiser un événement

Traditionnellement l’organisation d’un évènement se déroule en 3 étapes: avant, pendant, après.

Je vous propose d’aborder l’organisation d’un événement en 7 phases

1 – Préparer

  • Former un groupe projet en fonction de la taille de l’événement et répartir les tâches
  • Choisir une formule (genre, durée), un thème et les intervenants
  • Préparer le budget: coût total, frais logistique, publicitaire et de restauration, coût des intervenant, les sponsors,etc
  • Identifier les objectifs de changement: résultats attendus, les retombées souhaitées
  • Choisir une salle en fonction de sa capacité, des commodités de transport et du matériel disponible
  • Établir un échéancier et un rétro-planning
  • Vérifier la disponibilité de l’équipe projet et des participants (cf vacances, fêtes)

2 – Organiser

  • Recueillir les informations (mini bio) des intervenants et leurs besoins
  • Préparer la liste du matériel nécessaire pendant la soirée
  • Réaliser la liste des participants et les modalités d’inscription et d’annulation
  • Concevoir tous les documents à remettre sur place

3 – Lancer la publicité et la communication

  • Déterminer le programme minutes par minutes de l’accueil au rangement
  • Concevoir le texte de l’invitation et des  relances sur tous les supports (papier, web, mail) ainsi que le logo
  • Présenter le projet à ses partenaires et aux sponsors

4 – Gérer les inscriptions

  • Lancer les inscriptions deux mois avant pour une soirée ou une rencontre de moins de 100 personnes et un an si vous visez plus de 300 personnes ou si votre événement est de grande envergure.
  • Suivre les inscriptions en distinguant les différents types de participants ex invités, payants
  • Checker et générer des listes par ordre alphabétique, des reçus, des fiches d’évaluation,etc.

5 – Accueillir

  • Afficher, flécher  les emplacements
  • Préparer une table d’accueil
  • Prévoyez un emplacement pour les intervenants
  • Décorer la salle et la table du cocktail
  • Vérifier le vestiaire, les salles d’eau

6 – Animer

  • Présenter l’événement et remercier les personnes ressources
  • Annoncer les prochains événements
  • Assister les intervenants
  • Faire une animation Networking
  • Remettez les fiches d’évaluation

7 -Clôturer

  • Analyser les retours et les commentaires
  • Faire un bilan financier
  • Remercier les participants et les intervenants en direct
  • Rédiger un comte rendu et un communiqué de presse

Quelques idées pour personnaliser votre événement

Dans l’introduction, je vous parlais de la soirée du magazine Hijab And The City.

Je vais prendre l’exemple de cette soirée pour vous donner des pistes.

  • Date de la soirée: cette soirée était organisée lors de la journée de la Femme. Une exemple idée pour un magazine féminin mais c’est aussi risqué donc autant prévoir l’envoi des invitations longtemps à l’avance. Ce fût le cas.
  • Un thème au cœur de l’événement. Les organisatrices nous ont concocté des animations autour du thème « invitation au voyage des sens ». Avec un point central : c’est un magazine pour les femmes musulmanes dont l’orient était à l’honneur. Pari tenu avec un cadre et un buffet typiquement oriental, un musicien, une conteuse… et un DJ Senteur. Ce dernier m’a étonnement surprise. Une réelle découverte! Le DJ senteur ou Perfume jockey parfume et crée une ambiance olfactive de vos soirée tel un DJ musical. Une idée très originale qui nous vient de Hollande.
  • Logo sur support: Le logo du site a été gravé sur un porte clef . C’est un beau cadeau à distribuer. Mais vous pouvez aussi créer un logo spécifique, un badge emblématique, des autocollants, des tee-shirts et ou un pin’s

Intégrer le temps réel et insister sur l’après

Ca-pi-ta-li-sez !!Rendez votre événement visible à tous et toutes.

  • Photographiez, filmez et partagez avec les participants et TOUS les membres de votre communauté un feed-back . Si vous souhaitez donner envie : faîtes partagez en image et en son votre événement passé.Donc écrivez un billet, publiez des photos et des vidéos (assurez vous avant de respecter le droit à l’image).
  • Vous pouvez aussi retransmettre en streaming tout ou partie de l’événement.
  • En fonction de la nature de votre événement vous pouvez aussi attribuer un Hastag sur Twitter, mettre en place un mur Twitter ou encore ouvrir un chat en direct pour permettre aux absents de voir, écouter, participer à distance.
  • C’est comme ça que j’ai pu participer à la rencontre IdentityCamp Québécoise ce moi-ci.

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